会务公司筹办注意事项及流程-会务知识-江苏奥丽斯会务会展服务有限公司
  • 会务公司筹办注意事项及流程

    发布时间:2018-7-5 16:43:40   阅读:

      会务公司在筹办会议时要注意的事项及流程有哪些?首先我们要确定会议的主题,安排会议的日程,和参加的人员等,还有我们要发布会议的通知,准备领导的讲话稿件等。再就是关于接待客人的工作,要做到比较有礼仪,还要准备在适当的时候献上鲜花。

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      一、前期的筹备。


      1、确定会议主题、安排议事日程、确定参会人选。明确会务组成员并予以具体分工、落实责任。办公室有经常业务的,应留1人值班。根据会议层次及预算,考察会议场所及其配套餐饮、住宿、外部环境等,比选确定最佳场所。


      2、发布会议通知,采集参会人员反馈信息。注意通知的内容:时间、地点、参加范围、人员、会议主要内容、参会要求等(如代表是否发言、着工装)。会议通知一定要落实到人。会议议程安排有参会代表发言的,应提前召集所有发言人开会或通过其他形式统一思想,提出要求、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。准备会议需要的文件资料。


      3、准备领导讲话稿件,多位领导讲话的注意内容区分层次,避免重复。准备会议须知、会议日程表、会场(聚餐)座次表、参会人员信息表和其他相关辅助文件资料。所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。注意内页装订顺序。按照参会人数准备文件袋、笔、记录本(或礼物)。

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      二、关于接待工作1、如何迎接客人?一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则,即主要迎送人与主宾身份相当,当不可能完全对等时,可灵活变通,由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和离开的时间,及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化,应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点,不能太早,更不能太迟,甚至迟到。送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。


      三、是适时献上鲜花。迎接普通来宾,一般不需要献花。迎接十分重要的来宾,可以献花。所献之花要用鲜花,并保持花束整洁、鲜艳。忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。献花的时间,通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。可以只献给主宾,也可向所有来宾分别献花。


      四、是不同的客人按不同的方式迎接。对大批客人的迎接,可事先准备特定的标志,让客人从远处即可看清;对首次前来,又不认识的客人,应主动打听,并自我介绍;而对比较熟悉的客人,则不必介绍,仅向前握手,互致问候即可。

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      五、是留下一定时间。客人抵达住处后,不要马上安排活动,要给对方留下一定的时间,然后再安排活动。


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